Im ersten Teil hast du über Ursprung der Kanban-Methode und seine Grundvoraussetzungen erfahren. Das heutige Thema ist das Kanban Board. Genauer gesagt, worum es sich dabei handelt, wie es aufgebaut sein kann und welche Grundpraktiken es dafür gibt.
Definition und Aufbau eines Kanban Boards
Ein Kanban Board ist eine visuelle Darstellung eines Arbeitsprozesses und wird verwendet, um Aufgaben, Arbeitselemente oder Aufträge zu verfolgen wie zu verwalten. Es besteht aus Spalten, die verschiedene Phasen oder Status des Arbeitsprozesses repräsentieren, sowie Karten, die einzelne Aufgaben oder Arbeitselemente darstellen. Die Anzahl sowie die Bezeichnung der Spalten sind variabel und richten sich nach deinen jeweiligen Anforderungen und Bedürfnissen. Am häufigsten verbreitet ist dabei eine Unterteilung in die folgenden vier Spalten: To-Do, In Arbeit, Überprüfung und Fertig.
Spalten und Karten
In diesen Spalten werden die Aufgaben oder Arbeitselemente durch Karten dargestellt. Dabei repräsentiert jede Karte eine vordefinierte Aufgabe. Wichtig ist, dass auf den Karten relevante Informationen wie etwa eine deutliche Aufgabenbeschreibung oder Fälligkeitsdatum vermerkt sind. Weiters ist es essenziell, dass es in jeder Spalte ein Limit für die Anzahl der Karten gibt. Dadurch wird die Anzahl von Aufgaben, die gleichzeitig in dieser Phase bearbeitet werden können, beschränkt. Dies ist ein wichtiger Faktor, der etwaige Überlastungen verhindert und somit einen steten Arbeitsfluss garantiert. Teammitglieder bewegen diese Karten von einer Spalte zur nächsten, wenn die Aufgaben den jeweiligen Status im Arbeitsprozess durchlaufen. Das Kanban-Board ermöglicht es Teams demnach, den Arbeitsfluss zu visualisieren, Engpässe zu erkennen und die Arbeit effizienter zu organisieren.
Grundsätzlich ist die Farbe der Karten egal. Jedoch kann die Verwendung verschiedener Farben durchaus eine große Hilfe sein. Insbesondere, wenn du Informationen auf einen Blick vermitteln willst. Durch den Einsatz von verschiedenen Farben kannst du etwa klar und deutlich signalisieren:
- Welche Priorität eine Aufgabe hat: Zum Beispiel könnte eine violette Karte für eine hohe und eine grüne Karte für eine niedrige Priorität stehen.
- Um welchen Aufgabentyp oder Kategorie es sich handelt. Beispielsweise könnten Einwandbehandlungen durch eine pinke Karte und Kundenakquisen durch eine gelbe Karte repräsentiert werden.
- Welches Teammitglied für welche Aufgabe verantwortlich ist: Hierbei wird jedem Teammitglied eine fixe Farbe zugeordnet. Jede Aufgabe, mit der entsprechenden Farbe, wird durch dieses Teammitglied erledigt.
Grundpraktiken für die Verwendung eines Kanban Boards
Visualisierung: Wie bereits erwähnt, dient ein Kanban Board dazu, Arbeitsprozesse zu verbildlichen. Es ermöglicht dir und deinen Teammitgliedern, auf einen Blick zu sehen, was gerade passiert und welche Aufgaben zu bewältigen sind.
Pull-Prinzip: Erlaubt es die Kapazität, kannst du neue Aufgaben in den To-Do Bereich des Kanban-Boards hinzufügen. Deine Teammitglieder ziehen Aufgaben von dieser Spalte, anstatt dass du ihnen Aufgaben zuteilen musst. Die Aufgabenbewältigung wird infolgedessen merklich gestreamlint.
WIP-Limit: Es ist fundamental, dass ein Kanban Board den Arbeitsfluss unterstützt und nicht hemmt. Dies bedeutet, dass du darauf achten musst, dass keine Spalte überfüllt ist, während eine andere leer bleibt. Der Fachausdruck dafür ist jener des WIP-Limits. WIP steht für „Work in progress“ (dt. laufende Arbeiten). Ein WIP-Limit markiert, wie viele Karten gleichzeitig auf dem Kanban Board sein können, ohne das Team zu überfordern.
Kontinuierliche Verbesserung: Eine große Stärke des gesamten Kanban-Systems ist es, dass du und dein Team dazu ermutigt werden, euren Arbeitsprozess kontinuierlich zu analysieren und somit langfristig zu optimieren. Haltet dafür regelmäßige Meetings ab, in denen ihr eure Erfolge schildert und Lösungen für eure Probleme findet.
Transparenz und Kommunikation: Eine offene Kommunikation in deinem Team ist eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Nutzung des Kanban Boards. Dadurch werden Probleme oder Verzögerungen frühzeitig sichtbar gemacht. Somit können du und dein Team gemeinsam Lösungen finden, von denen alle profitieren.
Service Level Agreements (SLAs): Ein SLA ist auf gut Deutsch eine Dienstleistungs-Güte-Vereinbarung. In einem Kanban-System verwendest du eine SLA dazu, um sicherzustellen, dass dein Team Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abschließt, und somit den Anforderungen deiner Kunden gerecht wird.
Nun kennst du den Aufbau eines Kanban Boards und dessen Grundpraktiken. Im nächsten Teil erfährst du, wie du die Kanban-Methode im Vertrieb und Verkauf einsetzen kannst und welche hilfreichen Tools es diesbezüglich gibt.
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