Was ist Kanban?
Der Ausdruck Kanban stammt aus dem Japanischen, bedeutet übersetzt Signalkarte, und steht für ein System, das nach dem Zweiten Weltkrieg von Taiichi Ohno bei Toyota entwickelt wurde, um erfolgreich mit der US-amerikanischen Automobilindustrie zu konkurrieren. Toyota beschreibt Kanban als „ein System, das Informationen zwischen Prozessen übermittelt und automatisch Teile bestellt, wenn sie verbraucht sind. Jeder Artikel oder jede Kiste mit Artikeln, die den Produktionsprozess durchläuft, hat seinen eigenen Kanban. Diese werden von verbrauchten oder transportierten Artikeln abgezogen und gehen als Aufträge für zusätzliche Artikel an die vorangehenden Prozesse zurück.“
Kanban ist ein Pull-System. Dies ist ein Prinzip, das den Arbeitsfluss, die Kundenbeziehungen sowie die gesamte Wertschöpfungskette kontinuierlich und somit langfristig optimiert. Neue Arbeit entsteht nur, wenn ein Bedarf dafür existiert. Dabei bewegt sich das Kanban-System stets im Rahmen des menschlich möglichen, sodass die Belegschaft mit den Aufgaben wächst und nicht bereits nach kurzer Zeit ausbrennt und ausgewechselt werden muss. Somit richtet sich die Summe der Signalkarten nach den jeweils verfügbaren Kapazitäten. Weiters gibt diese Visualisierung der Aufgaben, dem Arbeitsalltag mehr Übersicht und Ordnung. Dadurch werden Fehlerquellen, die Zeit und Ressourcen verschlingen, verringert und die Qualität wie das Leistungsvermögen dauerhaft gesteigert.
Vom Kanban-System zur Kanban-Methode
Mitte der 2000er Jahre, begann David J Anderson, dieses System für die Softwareentwicklung zu adaptieren. In seinem 2010 veröffentlichten Buch „Kanban: Evolutionäres Change Management für IT-Organisationen“ beschrieb er den Werdegang vom Kanban-System zur Kanban-Methode sowie die Implementierung dieser im IT-Bereich. In den nächsten Jahren verfeinerte er diese Methode und publizierte 2016 gemeinsam mit Andy Carmichael ein definitives Werk über das Wesen der Kanban-Methode namens „Die Essenz von Kanban – kompakt“. Dieses bietet eine Übersicht über die Voraussetzungen und Praktiken, die vonnöten sind, um diese Methode erfolgreich in einem Unternehmen zu integrieren.
So machst du dein Unternehmen fit für die Kanban-Methode
Ist es dein Ziel, die Kanban-Methode in deinem Unternehmen einzuführen, benötigst du dafür mehr als eine Tafel und bunte Haftnotizen. Schließlich basiert diese Technik auf bestimmten Werten und den daraus resultierenden Agenden. Also musst du zuallererst einen genauen Blick auf die vorherrschende Unternehmenskultur werfen und analysieren, ob diese mit jenen neun Werten, drei Agenden sowie sechs Grundprinzipien, die als Grundvoraussetzung für die Kanban-Methode gelten, vereinbar sind.
Die neun Werte
Transparenz: Ein Betriebsklima mit einem offenen Austausch von Informationen
Balance: Leistungsfähigkeit ergibt sich aus dem Ausgleich zwischen verschiedenen Aspekten, Sichtweisen und Fähigkeiten.
Kollaboration: Die Belegschaft muss als Team funktionieren und zusammenhalten.
Kundenfokus: Die Zufriedenheit des Kunden steht im Mittelpunkt.
Arbeitsfluss: Die Betrachtung von Arbeit als einen steten oder periodischen Fluss von Werten.
Führung: Die Vorgesetzten gehen mit gutem Beispiel voran und sind eine Inspiration für ihre Mitarbeiter.
Verständnis: Das Unternehmen wie auch seine Mitarbeiter verfügen über einen gewissen Grad an Selbstreflexion.
Vereinbarung: Jeder nutzt seine Stärken, um die gemeinsam Ziele erreichen.
Respekt: Die gegenseitige Wertschätzung innerhalb des Unternehmens bildet das Fundament dieses Wertesystems.
Aus diesen Werten ergeben sich diese drei Agenden
1. Die Nachhaltigkeits-Agenda: Ein Unternehmen, das langfristig erfolgreich sein will, muss sowohl zukunftsorientiert denken als auch nachhaltig handeln. Es gilt, das richtige Arbeitstempo zu finden, um auf Dauer Leistung zu bringen.
2. Die Serviceorientierungs-Agenda: Der Erfolg von Produkten und Dienstleistungen steigt und fällt mit der Qualität ihrer Leistungsfähigkeit sowie dem Ausmaß der Kundenzufriedenheit. Nur durch einen entsprechenden Service lassen sich Kunden binden.
3. Die Überlebensfähigkeits-Agenda: Die Wirtschaft ist kein Ponyhof, sondern eine wilde Prärie mit einer gnadenlosen Nahrungskette. Unternehmen, die sich auf ihren Erfolg ausruhen und nicht weiterentwickeln, positionieren sich nach und nach im unteren Ende dieser.
Die sechs Grundprinzipien
Erfüllt ein Unternehmen die entsprechenden Voraussetzungen, ist es bereit, die sechs Grundprinzipien der Kanban-Methode in seinen Betriebsalltag zu leben. Diese werden in zwei Gruppen, den Change-Management-Prinzipien und den Service-Delivery-Prinzipien, unterteilt. Eine Gruppe besteht aus jeweils drei Prinzipien. Dies sieht laut David J Anderson und Andy Carmichael wie folgt aus:
Change-Management-Prinzipien:
1. Habe einen 360-Grad-Blick auf dein Unternehmen:
Dies bedeutet einerseits, dass du das praktische Durchführen alle aktuelle Prozesse im Betrieb verstehst und diese als Startpunkt für einen fließenden Übergang zur Kanban-Methode nutzt. Andererseits heißt dies ebenfalls, dass du bereits etablierte zwischenmenschliche Beziehungen, und Hierarchien respektierst.
2. Mache deutlich, dass Veränderungen kommen:
Alle Personen im Team müssen sich im Klaren darüber sein, dass für eine Umsetzung der Kanban-Methode eine Weiterentwicklung des Arbeitsalltags stattfinden muss.
3. Gib jedem Mitarbeiter eine Rolle und Verantwortung:
Es ist entscheidend, dass sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte für ihre jeweilige Position einen hohen Grad an Selbstverantwortung übernehmen und auch wissen, wen sie bei Problemen zu kontaktieren haben.
Service-Delivery-Prinzipien:
1. Lebe die Maxime Customer First:
Versetze dich in die Lage deiner Kunden. Was sind seine Bedürfnisse und Erwartungen? Diese müssen im Fokus stehen.
2. Setze ein effektives Arbeitsmanagement um:
Konzentriere dich darauf, die Arbeit und nicht die Menschen zu managen. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass deine Mitarbeiter ein hohes Maß an Selbstorganisation entwickeln.
3. Führe Regeln ein, die zielführend und durchführbar sind:
Klare Regeln schaffen nicht nur eine bessere Organisation in deinem Unternehmen, sondern schaffen darüber hinaus einen fruchtbaren Boden, der bessere Ergebnisse für deine Kunden wahrscheinlich macht.
Nun kennst du den Ursprung der Kanban-Methode und seine Grundvoraussetzungen. Im nächsten Teil erfährst du was ein Kanban Board ist, wie es aufgebaut sein kann und welche Grundpraktiken es gibt.
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